Das digitale Zeitalter nennen viele das 21. Jahrhundert. Tatsächlich dringen digitale Technologien buchstäblich in jeden Lebensbereich ein, von Smartwatches und Kühlschränken bis hin zur Verlagerung des Handels in den Online-Modus. Auch viele Funktionen rund um das Verhältnis zwischen Staat und Bevölkerung erhalten nach und nach eine digitale Form, beispielsweise in Form der Einführung einer elektronischen digitalen Signatur in den Arbeitsablauf. Viele Russen, Einzelpersonen und Unternehmer, nutzen EDS bereits aktiv, aber für die Mehrheit bedeutet dieser Satz nichts. Dieser Artikel ist für sie bestimmt..
Was ist EDS
Die Verlagerung des Dokumentenflusses auf das Netzwerk hat neue Probleme geschaffen, von denen eines der wichtigsten die Möglichkeit der einfachen Fälschung gewöhnlicher Unterschriften und Stempel war, wenn diese nicht auf Papier, sondern digital vorliegen.
Um diese Möglichkeit auszuschließen, wurde eine elektronische digitale Signatur entwickelt – ein zuverlässig verschlüsselter digitaler Code, der Daten über den Besitzer des EDS enthält. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass das signierte Dokument nach dem Schutz mit einer elektronischen Signatur keine Änderungen enthält. In Russland können EDS an natürliche und juristische Personen ausgestellt werden. Betrachten Sie die Vorteile einer solchen Innovation:
- für juristische Personen - Vereinfachung des Dokumentenflusses;
- Reduzierung des Zeitaufwands für die Einreichung von Meldungen an Ober- und Aufsichtsbehörden für Unternehmen;
- die Möglichkeit, an Ausschreibungen, auch staatlichen, an Ausschreibungen teilzunehmen;
- kann vor dem Schiedsgericht verwendet werden;
- Einzelpersonen erhalten vollen Zugriff auf das Portal "Gosuslug" (ohne EDS sind ihre Möglichkeiten eingeschränkt).
Bei der Bildung einer digitalen Signatur kommen komplexe und zuverlässige kryptografische Verfahren zum Einsatz, die Daten-Hacking ausschließen..
Auf dem Dokument sieht die elektronische Signatur wie eine bestimmte Zeichenfolge aus, die dem im EDS-Zertifikat angegebenen Schlüssel entspricht. Es gibt auch eine Variante mit einem grafischen Bild in Form eines Stempels, der die Unterschrift des Inhabers des digitalen Zertifikats trägt. Vorzugsweise wird ein EDS verwendet, das optisch unsichtbar ist, aber von der entsprechenden Software identifiziert und erkannt werden kann.
Arten der elektronischen Signatur
Wir haben also herausgefunden, dass eine elektronische Signatur eine Datei ist, in der alle notwendigen Informationen über den Inhaber des Zertifikats in verschlüsselter Form gespeichert sind..
Es gibt zwei Arten einer solchen Signatur: einfache und erweiterte.
Unter einem einfachen EDS wird ein Datensatz verstanden, in dem Informationen verschlüsselt sind, die die Identität des Inhabers der Signatur bestätigen und in begrenzten Fällen verwendet werden können, hauptsächlich zur Bestätigung von Dokumenten des unternehmensinternen Dokumentenflusses. Eine solche Signatur kann beispielsweise in MS Word/Excel-Paketen eigenständig generiert werden.
Enhanced EDS bietet mehr Möglichkeiten, die wiederum in unqualifiziert und qualifiziert unterteilt sind.
Die erste Option enthält Daten über den Inhaber des Zertifikats, die sicherer verschlüsselt sind, sodass der Anwendungsbereich erweitert wird. Zum Beispiel, um an Trades teilzunehmen oder mit Kontrahenten zu arbeiten. Eine solche Signatur bietet die Möglichkeit, den Status des Dokuments nachzuverfolgen, das nach der Unterzeichnung erstellt wurde.
Und doch hat eine qualifizierte digitale Signatur die umfassendsten Befugnisse, sie ist es, die für die meisten Transaktionen benötigt wird.
So erstellen Sie eine einfache digitale Signatur für eine Person
Der einfachste kostenlose Weg ist die Verwendung des Textverarbeitungsprogramms MS Word. Mit dieser Signatur können Sie in diesem Editor erstellte Unternehmensdokumente zertifizieren.
Betrachten wir einen schrittweisen Algorithmus zum Erstellen einer elektronischen Signatur für einen einzelnen Unternehmer in Word:
- wir setzen den Cursor an die Stelle, an der Ihre Unterschrift stehen soll;
- Klicken Sie auf die Registerkarte "Einfügen", wählen Sie den Punkt "Signaturzeile" aus;
- füllen Sie das im Fenster angezeigte Formular aus;
- nach dem Klicken auf OK erscheint ein Fenster mit einer Unterschrift anstelle des Cursors, statt dessen erscheint ein Kreuz;
- Sie können es belassen oder in ein grafisches Bild (z. B. mit Ihrem Fax) ändern.
Beachten Sie, dass die Verwendung eines einfachen EDS auf den internen Dokumentenfluss beschränkt ist, da es das signierte Dokument nicht vor unbefugten Änderungen schützt.
So erstellen Sie eine geboostete qualifizierte CPU
Wenn Sie eine vollwertige digitale Signatur haben möchten, können Sie sie nicht selbst erstellen. Dies erfolgt durch spezialisierte Organisationen mit entsprechenden Zertifikaten. Solche Dienstleistungen werden von Bankinstituten, Unternehmen, die Buchhaltungsdienstleistungen erbringen, Dienstleistungszentren für Unternehmer usw. erbracht.
Um eine vollwertige elektronische Signatur zu erhalten, müssen Sie sich an eines dieser Zentren wenden. Hier sind einige Tipps, um dieses kostenpflichtige Verfahren einfacher und kostengünstiger zu gestalten:
- schätzen die Kosten der Dienstleistung von verschiedenen Firmen, sie können in einem sehr großen Bereich variieren, obwohl das Zertifikat selbst in Bezug auf die Fähigkeiten gleich sein wird;
- Sie sollten Angeboten, die nicht in den Grundkosten des Dienstes enthalten sind, nicht zustimmen - viele große Unternehmen bieten beispielsweise eine Aufnahmesoftware auf einem USB-Stick an, die kostenlos auf einem PC installiert werden kann;
- fragen Sie einen Spezialisten, wie Sie ein EDS einsetzen können, welche Software Sie dafür benötigen. Üblicherweise wird zusätzlich zum Zertifikat selbst das Paket "Crypto Pro" oder ähnliches auf dem Rechner installiert.
Beachten Sie, dass unabhängig davon, wo Sie eine elektronische Signatur ausgestellt haben, diese auf der Website der Staatsdienste, im Finanzamt und allgemein überall dort verwendet werden kann, wo es erforderlich ist. Die Erstellung eines EDS selbst dauert in der Regel nach Vorlage der erforderlichen Dokumente (TIN, Reisepass, SNILS) an die Organisation nicht länger als eine Stunde. Die fertige verschlüsselte Datei mit dem Zertifikat wird auf einem Flash-Laufwerk bereitgestellt. Die Unterschrift ist 1 Jahr gültig.
So verwenden Sie EDS
Bei der elektronischen Dokumentenverwaltung werden Testdateien verschiedener Formate verwendet - pdf, txt, doc, rtf. Und sie werden in den entsprechenden Programmen vorbereitet. Sie können auf verschiedene Weise mit einer digitalen Signatur zertifiziert werden, auch mit spezieller Software. Betrachten wir die häufigsten.
So fügen Sie eine verbesserte elektronische Signatur in ein Word-Dokument ein
Wir haben die Möglichkeiten des Editors selbst in dieser Richtung bereits bedacht und erinnern daran, dass die in Word erstellte Signatur nicht den erforderlichen kryptografischen Schutz bietet, weshalb die Rechtskraft des Dokuments null und nichtig ist. Um ein qualifiziertes EDS anzubringen, müssen Sie das CryptoPro Office Signature-Programm herunterladen und auf Ihrem PC installieren.
BEACHTUNG. Die kostenlose Version des Programms ist eine Demoversion, die für einen begrenzten Zeitraum zur Verfügung gestellt wird. Nach ihrem Ablauf können Sie diese Software durch den Erwerb einer Lizenz verwenden.
Betrachten wir einen schrittweisen Algorithmus zum Anbringen eines EDS in MS Word:
- Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" und dann auf den Menüpunkt "Informationen".
- indem Sie auf den Reiter "Dokumentenschutz" klicken, wählen Sie den Unterpunkt "Digitale Signatur hinzufügen (CryptoPro)". Das Fehlen einer solchen Option bedeutet, dass Sie das Programm nicht richtig installiert haben.
- In dem sich öffnenden Fenster werden Sie aufgefordert, den Zweck der Anbringung der Unterschrift anzugeben. Dies ist optional und kann übersprungen werden.
- dann müssen Sie ein EDS auswählen und auf die Schaltfläche "Signieren" klicken;
- als Ergebnis wird im Reiter "Informationen" ein entsprechender Eintrag gebildet (dass das Dokument von einem EDS beglaubigt ist).
WICHTIG. Nach dem Anbringen der Signatur können Sie den Text nicht mehr ändern. Wenn dies erforderlich ist, löschen Sie es und legen Sie das EDS nach den Bearbeitungen erneut ab.
Und noch eine Nuance. Sie müssen Ihr Dokument auf das Vorhandensein eines EDS nur mit dem Herausgeber der Version überprüfen, die nicht niedriger ist als die, in der es erstellt wurde.
So signieren Sie ein PDF-Dokument
Dieses Dateiformat wird normalerweise im Adobe Reader-Paket erstellt, und das Anbringen einer erweiterten qualifizierten Signatur erfordert einen ähnlichen Vorgang - die Installation des CryptoPro PDF-Programms auf dem Computer (kostenlose Demoversion oder Kauf einer Lizenz).
Die nächsten Schritte sind wie folgt:
- Starten Sie AcrobatReader, klicken Sie auf die Strg + K-Kombination (oder verwenden Sie die Menüpunkte "Bearbeiten / Einstellungen / Signaturen / Erstellung und Design / Mehr");
- Klicken Sie auf der Registerkarte "Standardsignaturmethode" auf den Eintrag "CryptoPro PDF";
- öffnen Sie unser Dokument mit der PDF-Erweiterung, wählen Sie im rechten Fenster den Punkt "Ausfüllen und unterschreiben", klicken Sie auf die Registerkarte "Zusätzliche Tools" und dann auf die Schaltfläche "Zertifikate".
- Als Ergebnis erscheint der Button „Digital signieren“. Klicken Sie auf, wählen Sie den Abschnitt des Dokuments aus, für den ein EDS erforderlich ist, und klicken Sie auf OK.
Unterschreiben von Dokumenten mit der elektronischen Signatur CryptoPro
Die Verwendung der oben genannten Plugins zum Signieren von Dokumenten hat einen Nachteil: Sie sind nicht universell und funktionieren möglicherweise nicht mit einer bestimmten Version des Programms, sei es Word oder Acrobat Reader. Es ist besser, spezialisierte Software zu verwenden, zum Beispiel das Programm CryptoPro. Detaillierter Aktionsalgorithmus:
- Laden Sie die neueste Version von CryptoPro von der offiziellen Website herunter (kostenlose Testversion, die drei Monate gültig ist, danach müssen Sie eine Lizenz erwerben);
- Während der Installation installiert das Plugin zusätzliche Module und Treiber. Sie müssen deren Start bestätigen.
- Fügen Sie nach der Installation unser EDS zum Ordner "Trusted" (im Verzeichnis "Console root") und "Persönlich" hinzu;
- Installieren Sie das Browser-Plugin (kostenlos) CryptoPro Browserplug-in;
- um das Routing von Kanälen für die Übertragung kryptografischer Informationen sicherzustellen, laden Sie eine spezielle Erweiterung herunter;
- diese Kanäle zur Liste der vertrauenswürdigen Kanäle in der Firewall hinzufügen;
- Wir fügen Websites, die Ihr EDS erfordern, zur Liste der vertrauenswürdigen Websites hinzu.
Nach diesen Vorbereitungsschritten wird die EDS-Anbringung in Word stark vereinfacht - Sie müssen auf die Schaltfläche "Digitale Signatur hinzufügen" klicken, das vorhandene Zertifikat auswählen und die Signatur anbringen.
So verwenden Sie eine elektronische Signatur von einem Flash-Laufwerk
Zertifizierte Zertifizierungsstellen, die den Dienst der Ausstellung eines EDS erbringen, stellen Benutzern Flash-Medien mit darauf aufgezeichneten kryptografischen Schlüsseln zur Verfügung. Dabei handelt es sich nicht um gewöhnliche Flash-Laufwerke, sondern um die sogenannten USB-Token. Die am besten geschützte Art von ihnen gilt als "Rutoken 2.0" - sie werden hauptsächlich zur Speicherung von EDS verwendet.
Um einen USB-Stick als Träger eines digitalen Zertifikats zu verwenden, benötigen Sie die neueste Version des CryptoPro CSP-Plugins.
Vorsichtsmaßnahmen beim Empfang von EDS
Die Datei selbst, die Informationen über den Signaturinhaber enthält, ist so sicher verschlüsselt, dass es fast unmöglich ist, sie zu knacken. Daher kann Ihre digitale Signatur nicht gefälscht werden. Betrüger verwenden jedoch ein anderes Schema – sie stehlen einfach eine Unterschrift oder fälschen Dokumente.
Um solche Risiken zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Tipps zu beachten:
- Übertragen Sie Ihr EDS unter keinen Vorwand an andere Mitarbeiter. Sie haben die Möglichkeit, Dokumente unter Ihrem Namen zu unterschreiben, und Sie können nicht beweisen, dass der Autor nicht Sie ist.
- Wenn ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens ausscheidet, müssen Sie sein Zertifikat widerrufen, damit er nicht versucht ist, das EDS für unangemessene Zwecke zu verwenden;
- der Zugang zum PC und Token, auf dem Ihre Unterschrift gespeichert ist, muss passwortgeschützt sein;
- Installieren Sie Antivirensoftware auf Ihrem Computer: Es gibt Spyware-Programme, die Dateien mit einer Krypto-Signatur stehlen;
- Wenn Sie sich bei Bedarf vom Arbeitscomputer entfernen, sperren Sie ihn, um einen gefährlichen Präzedenzfall zu verhindern.
Und noch eine Sache, die viele Menschen vermissen: Speichern Sie keine Scans Ihres Reisepasses und anderer Dokumente, die für die Ausstellung eines EDS erforderlich sind, auf Ihrem Computer. Wenn Eindringlinge sie in Besitz nehmen, können sie eine in Ihrem Namen ausgestellte Unterschrift erhalten.