MS Project ist eine hochspezialisierte, aber eher komplexe und komplexe Software, die ein Projektmanagement-Tool ist. Diese Definition enthält wenig Spezifität, daher lohnt es sich, ausführlicher über den Zweck und die Hauptfunktionen des Programms zu sprechen, das Teil von Microsoft Office ist..
Was ist dieses Programm, seine Hauptfunktionen und Fähigkeiten von MS Project
Projektmanagement umfasst die Kontrolle über eine Reihe von Aktivitäten, die darauf abzielen, Ressourcen innerhalb eines Projekts zu verwalten, das Arbeitsvolumen zu analysieren und den Fortschritt zu verfolgen. Der Planungsmechanismus basiert auf der Anwendung der Berechnungsmethode des kritischen Pfades mit Visualisierung unter Verwendung eines Gantt-Diagramms.
Es gibt mehrere Optionen für das Programm:
- Standardpaket - Einzelbenutzer, erfordert keine Lizenzierung, ermöglicht die Arbeit an kleinen Projekten;
- professional project - ein Programm für die Unternehmenssteuerung von größeren und komplexen Projekten. Hat Branchenlösungen;
- Portfolio Server ist eine Komponente, die entwickelt wurde, um die Effektivität von Projekten zu analysieren. Browser-(Server-)Version des Programms, implementiert über eine Cloud-Lösung;
Obwohl MS Project Teil des Office ist, kann jede Version des Programms von der offiziellen Website des Softwareunternehmens heruntergeladen werden..
Auf den ersten Blick mag es scheinen, dass dies ein schwer zu meisterndes Produkt ist, aber in Wirklichkeit sollten Sie sich nicht einschüchtern lassen - die Prinzipien, die der Verpackung zugrunde liegen, sind an sich recht einfach. Schauen wir uns die schematische Beschreibung des Project-Programms an, dann wird vieles klar.
Aufgabe
Jedes Projekt setzt sich bestimmte Ziele, die erreicht werden müssen. Daher beginnt der Planungsprozess mit der Erstellung einer Liste von Aufgaben, die die Hauptobjekte des Projekts sind..
Ressource
Da es ein Ziel gibt, brauchen Sie die Mittel, um es zu erreichen. Dies können Materialien, Ausrüstung, Finanzströme sein. Und natürlich die Humanressourcen.
Termin
Planung selbst bedeutet, (kalkulierende) Schritte zu erarbeiten / auf die Umsetzung der Aufgaben abzuzielen, unter Angabe von Zeit und Ressourcen.
So können Sie mit Microsoft Project nicht nur ein Projekt entwickeln, sondern auch den Zeitpunkt seiner Ausführung mit Arbeitskosten planen, diesen Plan optimieren und seine Umsetzung verfolgen.
So laden Sie MS Project herunter
Wenn Sie keine Office-Suite besitzen, können Sie das Programm von der Website des Herstellers (office.com) herunterladen. Zuerst müssen Sie sich jedoch mit Ihren Microsoft-Kontoinformationen anmelden. In diesem Fall können Sie Versionen herunterladen, für die kein Abonnement erforderlich ist, und wenn dies Ihr Arbeitskonto ist, sind Versionen mit einem Abonnement verfügbar.
Wählen Sie also den Menüpunkt "Office installieren". Für ein Arbeitskonto müssen Sie, wenn Sie ein Abonnement haben, durch die Liste der im Unternehmen installierten Produkte scrollen, und wenn ein Abonnement vom Typ Microsoft 365 ist, wählen Sie die Option "Dienste und Abonnements" - es werden alle angezeigt die von Ihrer Organisation erworbenen Office-Suite-Produkte.
Wir suchen in dieser Liste nach Projekt und klicken auf die Schaltfläche "Installieren".
RAT. Wenn Sie eine Version mit einem anderen Sprachpaket oder Bitness benötigen, wählen Sie "Andere Optionen" und dann die gewünschte Version aus.
Installieren und Konfigurieren von Microsoft Project
Bei verschiedenen Browsern wird der Installationsvorgang durch Anklicken einer Schaltfläche mit unterschiedlichen Namen eingeleitet: „Ausführen“ bei Microsoft-Produkten (IE, Edge), „Speichern“ bei Firefox, „Einstellungen“ bei Google Chrome. Während der Installation kann eine Aufschrift erscheinen, die Ihre Erlaubnis fordert, Änderungen am PC mit dem installierten Programm vorzunehmen, Sie sollten dies bejahen.
Die Installation ist abgeschlossen, wenn auf dem Monitor „Finish“ erscheint. Danach startet ein kleines Präsentationsvideo, das zeigt, wie MS Project gestartet wird.
Sie müssen die eigentlichen Einstellungen nicht vornehmen - das Programm ist voll funktionsfähig.
So verwenden Sie MS Project
Das Programm wird heruntergeladen, installiert, gestartet. Was weiter? Betrachten wir die Hauptphasen der Bildung unseres eigenen Projekts.
Erstellen eines neuen Projekts
Da wir Neulinge sind, ist die Verwendung einer Vorlage unverzichtbar. Sie können natürlich auf die Schaltfläche "Neues Projekt" klicken, aber wir wählen lieber etwas Halbfertiges, zum Beispiel "Einfacher Projektplan".
Aufgaben definieren
Nehmen wir an, wir möchten einen Online-Shop erstellen. Als erstes müssen Sie sich für die Etappen entscheiden. Sie können mit den vergrößerten beginnen und sie dann konkretisieren. Ein Beispiel für die Aufteilung eines Projekts in Phasen:
- Erstellung der Hauptseite;
- Analyseblock;
- Warenkatalog mit Preisen;
- persönliches Konto der Käufer (Bestellungen, Zahlungen, Wunschlisten usw.);
- Integration von Zahlungs-/Liefermodulen.
Allgemeine Stufen werden über die Schaltfläche "Zusammenfassungsaufgabe" im oberen Bereich des Programms hinzugefügt. Später können die Stufen in kleinere unterteilt werden.
Aufgaben angeben
Wenn die allgemeinen Aufgaben formuliert sind, ist es an der Zeit, über deren Umsetzung nachzudenken, dh die Liste der Aktivitäten für jede Phase zu konkretisieren. Um jede Unterstufe zu betreten, drücken Sie die Schaltfläche „+ Aufgabe“ oder doppelklicken Sie auf eine leere Spalte der gewünschten Stufe.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie einige Parameter der Stufe angeben sollten:
- Aufgabennname;
- Steuermethode (kann die Werte "Automatisch" oder "Manuell" annehmen);
- Start- und Enddatum der Phase;
- Fertigstellungsgrad;
- Priorität der Aufgabe.
In unserem Fall kann die Aufteilung in kleinere Aufgaben wie folgt aussehen:
- Erstellung der Hauptseite - Arbeit an Design, Layout;
- Analyseblock - Erarbeitung von Anforderungen, Prototyping, Erstellung von Leistungsbeschreibungen, Entwicklung von Datenbanken;
- Produktkatalog - dieselben Aufgaben wie für die Hauptseite;
- persönliches Konto: Autorisierung / Registrierung eines Benutzers, Wiederherstellung eines verlorenen Passworts, ein System von Boni / Anreizen, eine Liste von Bestellungen und Wünschen);
- Zahlungs-/Liefermodul - Anbindung von Zahlungssystemen, Anbindung von Lieferdiensten.
Bestimmen Sie die Dauer der Aufgaben
Jede Stufe und Unterstufen haben eine Spalte (links neben dem Namen), die die Art der Planung angibt. Wenn Sie die automatische Methode wählen, werden die Dauer der Aufgaben, das Start- und Enddatum vom Programm festgelegt, im manuellen Modus werden die Dauer und das Datum von Ihnen festgelegt.
Abhängigkeiten zwischen den Phasen herstellen
Wenn Daten im linken Fensterbereich eingegeben werden, beginnt Project mit der Erstellung einer Gantt-Zeitleiste, ohne jedoch die Beziehung der einzelnen Aufgaben zu berücksichtigen, was falsch sein wird. Zum Beispiel sind ein persönliches Konto und ein Katalog praktisch nicht miteinander verbunden, sie können parallel entwickelt werden, aber Sie können nicht mit dem Prototyping eines Online-Shops beginnen, bis die Anforderungen festgelegt sind, d der erste ist fertig. Dies sind die Verbindungen, die durch Setzen der Auftragsnummer in der Spalte „Vorgänger“ festgelegt werden müssen, ohne die es nicht möglich ist, mit der Ausführung der aktuellen Aufgabe zu beginnen.
Ressourcen zuweisen
Nachdem die Gantt-Zeitleiste erstellt wurde, können Sie jeder Aufgabe die Verantwortung zuweisen. Dazu gibt es unten rechts neben dem Diagramm noch 4 weitere Reiter.
Wir interessieren uns für das "Ressourcenblatt". Wir tragen in die Tabelle die Namen der Mitarbeiter ein, die an der Durchführung des Projekts beteiligt sind, und geben den Nachnamen, die Position, den Arbeitszeitplan, den Stundensatz, die Zulagen und andere Informationen an, die zur Kontrolle des Projektfortschritts erforderlich sind.
Jetzt kehren wir wieder zum Diagramm zurück und notieren die Positionen der Darsteller, die jeder Stufe zugeordnet sind. Ein Analyst sollte beispielsweise Analysen für einen Online-Shop entwickeln, Webdesigner sollten für das Erscheinungsbild einer Site verantwortlich sein, Programmierer sollten für Aufgaben verantwortlich sein, die eine Codierung erfordern.
Beseitigen Sie das Überlastungsproblem
Es kann vorkommen, dass bestimmte Spezialisten laut Arbeitsplan nicht ausreichen, und dann werden im Gantt-Diagramm links neben der problematischen Aufgabe rote Männerfiguren hervorgehoben.
Der "Virtual Resource Optimizer" soll die Kollision auflösen.
Gibt es beispielsweise nur einen Programmierer, dann wird dieser eindeutig überlastet. Um die Situation zu beheben, gehen Sie zurück zum Diagramm und klicken Sie auf die Registerkarte "Ressource" im oberen Bereich, und wählen Sie dann den Punkt "Automatischer Ressourcenausgleich". MS Project ordnet die Ausführungszeit von Aufgaben neu zu, um Kollisionen zu vermeiden, aber die Gesamtausführungszeit des Projekts erhöht sich.
Wir haben uns also mit den Anweisungen zum Arbeiten im Microsoft Project-Programm vertraut gemacht. Natürlich gehen die Fähigkeiten dieses Programms weit über den beschriebenen Ablauf hinaus, viele der Funktionen werden von Ihnen nie nachgefragt, aber einige ermöglichen es Ihnen, beeindruckende Ergebnisse im Projektmanagement jeder Komplexität zu erzielen. Es ist sehr problematisch, alle Features des Pakets im Rahmen eines kurzen Artikels zu beschreiben, und eine solche Aufgabe haben wir uns nicht gestellt. Dafür gibt es ziemlich gewichtige gedruckte Publikationen und Handbücher. Aber andererseits können Sie sich schon vorstellen, was Ihnen begegnen wird, und Erfahrung ist ein Gewinn.